CRM gratis para WhatsApp: cuándo basta y cuándo se queda corto
Respuesta corta: si recibes pocos contactos y solo vende una persona, un CRM gratis basta. Puedes usar las etiquetas de WhatsApp Business, una hoja de cálculo bien hecha o un plan gratuito como el de HubSpot, que según su web permite hasta 2 usuarios y 1.000 contactos. Se queda corto cuando los clientes llegan por varios canales y empiezas a olvidar seguimientos.
Información general, no asesoramiento jurídico.
Tres opciones gratis
1. Etiquetas de WhatsApp Business
La app permite marcar chats con etiquetas (por ejemplo «nuevo», «presupuesto enviado», «cliente»). Es lo más rápido para empezar, pero no te avisa de cuándo volver a escribir y todo se queda en el móvil.
2. Una hoja de cálculo
Una hoja compartida en la nube sirve si la mantienes al día. Estas columnas cubren lo básico:
| Columna | Para qué |
|---|---|
| Fecha de entrada | Saber cuánto tardas en responder |
| Nombre y contacto | Teléfono o email |
| Canal | WhatsApp, web, Google, recomendación |
| Qué pide | Una frase |
| Estado | Nuevo, presupuesto, ganado, perdido |
| Próximo paso y fecha | La columna que más dinero recupera |
| Permiso para ofertas | Sí o no, y cuándo lo dio |
3. Un CRM con plan gratuito
HubSpot, por ejemplo, ofrece un CRM gratis para siempre con hasta 2 usuarios y 1.000 contactos, según su propia web. Otros fabricantes tienen planes similares. Revisa siempre los límites del plan antes de meter tus datos.
Señales de que necesitas algo más
- Te escriben por WhatsApp, por la web y por teléfono, y cada cosa está en un sitio.
- Has perdido un cliente por no contestar a tiempo o por no hacer seguimiento.
- Sois varias personas atendiendo y no sabéis quién lleva a quién.
- No sabes cuántos contactos te llegan al mes ni cuántos acaban comprando.
Para pasar los chats de WhatsApp a un CRM sin copiarlos a mano, lo habitual es usar la plataforma de WhatsApp (API) con un CRM que se conecte a ella. Te contamos la diferencia en WhatsApp Business para empresas y qué debe tener un CRM en CRM para pymes.
Datos de clientes y RGPD
Guardar nombres, teléfonos y conversaciones es tratar datos personales. El RGPD obliga a informar a la persona cuando recoges sus datos (artículo 13) y a protegerlos. Guarda solo lo necesario, limita quién tiene acceso y apunta si el cliente aceptó recibir ofertas.
Preguntas frecuentes
Para empezar, sí, si lo actualizas cada día y tienes una columna de próximo paso con fecha. Falla cuando sois varias personas o los contactos llegan por varios canales.
Según su web, el plan gratuito admite hasta 2 usuarios y 1.000 contactos. Comprueba las condiciones actuales antes de empezar.
Con la app normal, no de forma automática. Lo habitual es usar la plataforma de WhatsApp (API) con un CRM que se conecte a ella.
Necesitas una base legal e informar a la persona al recoger sus datos, como pide el RGPD. Para enviar ofertas hace falta su consentimiento. Consulta tu caso con un asesor.
En la auditoría digital gratuita vemos por dónde te llegan los clientes y cuántos se quedan sin respuesta, y te decimos si te basta una hoja o necesitas un CRM conectado a WhatsApp y a tu web. Es parte de la pieza de captación de clientes del Sistema Digital AYS.
Fuentes
- HubSpot: CRM gratuito (consultada el 24-10-2026)
- WhatsApp Business: la app para empresas (consultada el 24-10-2026)
- Semrush: WhatsApp Business, para qué sirve (fuente secundaria) (consultada el 24-10-2026)
- EUR-Lex: Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) (consultada el 24-10-2026)